浅议如何做好办公室工作

办公室指为本机关、本单位领导工作服务的综合办事机构，负责管理领导机关的一切日常工作，起着重要的参谋助手作用。在机关管理活动中，办公室处于重要的枢纽位置，作为承上启下、协调左右的综合办事机构，在新形势下显得尤为重要。
多年来在不同级别的办公室工作，对办公室工作有了一些浅显的认识和了解，归纳起来有以下四方面特点。
首先，办公室具有综合性，办公室不同于其它职能部门只是单一主管某一方面的部门。它的范围很广，诸如文书处理、会务、调查研究、公务接待、来信来访、机要保密以及信印管理、档案管理等工作都是由办公室来承担的。上级机关的方针、政策、指示，本机关、本单位的规划、决策以及各部门和基层各单位贯彻实施的情况，都要由办公室来汇集、掌握、分析、处理。这种多方面工作和信息的组合，突出地体现了办公室工作的综合性。
其次，办公室还具有专业性。办公室是直接为领导工作服务的，在协助领导贯彻党和国家的路线、方针、政策方面负有重要的责任。特别是党政机关的办公室，担负着协助领导处理文件，组织工作会议的任务，地位重要，责任重大，稍有疏忽就可能给党和国家、企业造成损失。
再次，办公室具有从属性。办公室工作是从属于领导工作的一部分，是直接为领导工作服务，保证领导机关和领导人员顺利进行工作的。办公室不能自身独立存在。
第四，办公室具有服务性。办公室是综合管理部门，它直接为本单位的领导、各部门和下级服务。服务工作的好坏，在一定程度上反映办公室工作的优劣。服务性成为办公室的重要特征。
结合上述特点，我认为办公室工作点多面广、复杂多变，要想真正把办公室工作做得扎扎实实，面面俱到，不是一件容易的事情，只能从宏观上予以分析研究，细微之处需要在日常工作中灵活机动去揣摸。
一、承上启下，枢纽作用
办公室承担着接收承办上级、下级和兄弟单位的来文来函来电，接待上下级和兄弟单位来人，接待群众来访的任务，是承上启下，联系左右，文件往来，信息集散的总枢纽。在本单位同级的各部门中又起着综合组织各方面工作，协调平衡各部门关系的作用。因此，所有来文来电来函要认真做到及时处理，对于来访人员要学会灵活机动处理问题。
二、尽职尽责，助手作用
办公室是领导的助手，因为办公室工作实质上是领导工作的一部分，并不是独立担负领导工作，只是承办领导交办的或比较具体的事务性工作。助手作用渗透在办公室工作的各个方面：
协助领导办理文件和事务，即帮助领导人员做好公文处理等日常工作。协助领导办理上级、下级来的公文。起草文件、材料，进行公务接待，及时完成领导交办的其他事项等等。协助领导做好协调工作，要注重发挥整体效益，加强各方面的协调工作，是为了减轻领导工作的繁锁度。协助领导做好各种决策的布置和督促检查工作。办公室要认真负责地对领导决定的事项和发布的文件的执行情况进行检查督促，在检查中如发现决策不完全符合实际，缺乏可行性，难以贯彻执行或不宜实施，应及时向领导报告，以便修正原来的决策，使之更加符合实际完善可行。
三、及时准确，提供信息
办公室要广泛收集掌握信息，传递信息，并及时向领导反馈信息。首先，办公室要通过多方面信息渠道迅速搜集捕捉来自各方面的信息，然后将收集到的信息进行分析研究，去粗取精，去伪存真，抓住带有全面性、关键性、典型性的信息，及时提供给领导人员，使领导人员做到心中有数，并为决策提供论据。其次，办公室要通过各种途径、各种形式，或围绕中心工作，或根据领导部署深入基层开展调查研究工作，把耳闻目睹的下级单位的工作成绩，经验及问题和困难，特别是带有倾向性的问题，整理成有情况、有分析、有观点的材料，及时反馈给领导机关、领导人员。及时提供信息，这是使领导做出正确决策的重要条件，也是检验决策是否正确或修正的重要依据。
四、文明窗口，脸面作用
办公室素有“窗口”的称号。所谓“窗口”，是因为无论是内外，上下联系，群众来信来访，各方来人洽谈工作，商办事情，大都由办公室出面。评价一个机关作风好坏，这与办公室的工作有很大的关系。要坚决制止“人难见、脸难看、事难办”，要对自己的行为和机关的形象负责，所以说，办公室是领导机关的门面，要代表领导同志处理好各种问题，办好各种事，反映领导的意图，因此，办公室人员工作做得怎样，作风好坏，直接反映领导机关的风貌。
五、沟通协调，提高效率
所谓协调，就是所属的各个部门和下属单位的活动，不发生或少发生矛盾现象或重复现象。在发生矛盾和问题时，办公室能及时地协调解决，使整个组织系统和主要人员能密切配合，同心协力完成组织目标。作为领导机关的办事机构——办公室，重点要把握好公共关系和人际关系的协调，协调好各个部门、机构之间的关系。只有做好公共关系和人际关系的协调，才可以减少相互磨擦造成的内耗，使机构和人员之间相互理解和支持，增强管理组织的活力，提高管理水平和效率。
总之，办公室工作只能做好不能做差，但要想真正做好办公室工作，却是非常困难的，需要有团结的战斗群体和较强的业务素质，这样才能处理好办公室的各项工作，为领导减轻压力，为正确决策提供保障，为企业经营管理发挥积极的作用。   
 山西焦煤西山煤电集团白家庄矿业  陈鹏   

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