根据《关于成立**学院第一届田径运动会组委会的通知》（民师院办发[2010]18号）要求，为确保秘书组的各项工作顺利开展，使各项任务落实到位，特制定本工作计划书。
一、组织机构
组 长：
副组长：
组 员：
二、工作要求
熟悉运动会的整个工作流程、总体工作方案和赛程秩序，做好运动会筹备、开闭幕式会场布置、材料准备、竞赛成绩登记播报、评选“十佳运动员”及“最佳组织奖”和运动会材料归档等工作。
三、工作任务安排
（一）文字材料工作
1、开闭幕式程序安排、开闭幕词、裁判员运动员誓词等材料拟稿， 11月22日 前完成初稿并送领导审定；运动会结束后撰写工作总结。
2、拟定“十佳运动员”及“最佳组织奖”的评选办法，运动会成绩汇总，表彰决定文件。
3、运动会材料整理归档工作
①在筹备阶段印发运动会的竞赛秩序册、文件、通知等文字材料；
②跟踪、收集各组从筹备到实施整个过程的工作方案、形成的文件、制定的表格等各种各类文字材料；
③运动会期间，在主席台设置大会秘书处（文印处），进行各项竞赛的成绩登记、录入、排序，排版打印临时材料；
④整理运动会的档案材料，做好归档工作。
物料支持：电脑、打印机各一台，电源线、打印纸、文件盒若干，太阳伞一顶。
（二）会场主席台布置工作
1、舞台背景及舞台正立面设计制作
①会同宣传组初步确定设计文字图案思路；
②联系广告公司进行样图设计，提交制作费用预算；
③呈报组委会领导审查；
④联系广告公司修改、确定设计方案；
⑤联系广告公司正式喷图、到现场监督安装人员完成安装工作。
物料支持：预计舞台背景制作3000元、舞台正立面制作1500元
2、会议桌椅及礼仪
①确定主席台就座人员（含组委会人员、播音及工作人员）人数、名单，打印台牌；
②确定主席台桌椅数量；
③指导学生志愿者从办公楼会议室搬运会议条桌及椅子到主会场并摆放；
④按次序摆放台牌；
⑤摆放好司仪台及台花、铺设主席台地毯；
⑥安排10名礼仪生，参加开闭幕式的主席台礼仪服务；
⑦购买一串5000头的鞭炮，安排一名学生在开幕式上适时燃放；
⑧开幕式结束后将部分桌椅搬回会议室，举行闭幕式时再重新布置。
物料支持：预计台花制作、鞭炮费用200元
3、乐曲准备及音响安装使用
①准备好国歌、会歌、颁奖曲及运动歌曲若干（下载刻录或购买碟片）；
②联系学院团委，明确使用音响的要求；
③主席台前排台面放置2只台式无线话筒、司仪台前安装1只立架式无线话筒；
④播音处安装2只台式无线话筒；
⑤完成安装调试工作；
⑥与宣传组对接，做好广播解说员、控音学生的工作指导；
⑦与后勤组对接，做好运动场安全供电保障。
物料支持：预计碟片、话筒电池费用120元，太阳伞一顶。
（四）成绩统计播报
①与竞赛处对接，落实制作竞赛使用的各类成绩登记表格（单项成绩、团体成绩）；
②明确工作任务、确定工作流程；
③选拔召集6名学生工作人员进行培训，熟悉工作中的操作步骤，明确工作职责后进行模拟演练；
④设计制作成绩公布大表格（个人单项成绩名次、各系团体总分），在现场设置移动式宣传栏若干个（从办公楼和图书馆大厅借用），用于张贴赛会通知和成绩公布；
⑤安排专人协助奖品组进行获奖证书、团体比赛奖状的誊写、盖章；
⑥安排联络员负责递送成绩单于检录处、终点、大会秘书处；
⑦比赛期间，负责保管好成绩记录原始材料，每项比赛结束即交大会秘书处录入电脑后归档；
⑧根据评比办法，向组委会推荐“十佳运动员”及“最佳组织奖”的候选名单。
物料支持：预计笔墨纸张胶水文件盒等费用200元，桌椅若干，太阳伞一顶。
（五）颁奖工作
①会同奖品组从学校礼仪队中选拔10名礼仪生并进行赛前培训；
②协助奖品组，在每项决赛结束后，根据成绩统计结果，邀请、安排领导给获奖者颁奖。
物料支持：预计化妆品费用200元，桌椅若干，太阳伞一顶。
