(山东经济学院，山东 济南 250014)
摘 要：文章通过对ERP的定义和ERP环境下销售管理系统 的需求分析，进而探讨了ERP环境下销售管理系统的账外赊销的解决办法。
关键词：企业资源计划；销售管理；ERP解决方案
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2008)15—0033—03
随着现代管理思想和方法的提出和发展, 如准时制生产（JIT）, 精益生产（LP）, 全面质量管理（TQC）, 优化生产技术（OPT）, 分销资源计划（DRP）, 制造执行系统（MES ）, 以及敏捷制造系统（AMS）等现代管理思想, MRP-Ⅱ逐步吸收和融合其他先进思想来完 善和发展自身理论。20世纪90年代发展到了一个新的阶段：ERP。
1 ERP的定义
ERP虽然已经广泛地应用到企业的管理中，但是至今没有一个统一的定义。人们从不同侧 面对ERP进行许多不同的描述。
从管理思想角度看, 是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团提出的一整套企业管理系统 体系标准, 其实质是在制造资源计划的基础上进一步发展而成的面向供应链的管理思想。
以从软件产品角度看, ERP是综合应用了B/C/S体系、大型关系数据库结构、面向对象技术、 图形用户界面、第四代语言4GL、网络通信等信息技术成果, 面向企业信息化或数字化管理 的软件产品。
从管理系统的角度看,是整合企业管理理念、业务流程、基础数据、制造资源、计算机硬件 和软件于一体的企业资源管理系统。
虽然这三种定义各有侧重, 但是它们之间还是具有一定的逻辑联系。其中ERP管理思想是ERP 概念的核心, 没有ERP的管理思想作指导, 软件的开发也就失去了灵魂和方向。软件正是结 合了先进的管理思想以及先进业务模式, 并采用信息产业的最新成果, 为管理思想的实现构 筑了现实的信息平台。
ERP的基本思想是将企业的业务流程视为建立在企业价值链上的供需链,将企业内部划分成多 个相互协同作业的子系统,如生产制造、财务、销售、质量控制、人力资源等。ERP可对供需 链上所有环节,如订单、采购、库存、计划、制造、质量控制、运输、分销、服务、维护、 财务、人事等进行有效管理。它综合考虑了制造厂、供应商、分销商及客户等各方面的影响 ,是面向整个供需链管理的企业资源计划。ERP 系统是将全企业的信息系统进行集成,它将企 业内部系统扩充到企业外部,从而实现企业管理的全过程控制。ERP 在对整个供需链管理中 也更强调了对资金流和信息流的控制, 从而上升到价值链的控制。ERP 管理软件可直接解决 的问题包括降低库存积压、缩短交货期和生产周期、减少资金占用、加强计划管理、提高生 产效率和零部件配套性、加强成本控制、改善客户服务等具体问题。现代企业管理更强调动 态地对企业执行控制,实时分析企业动态利润,掌握即时信息。
2 ERP环境下销售管理系统的需求分析
销售管理系统是ERP 的重要组成部分,它对保证信息的正常流动、产品交货期、降低成本、 提升企业的经济效益有着非常重要的作用。ERP 环境下的销售管理是从客户需要出发来规划 企业的生产经营活动,在大量的客户信息的分析基础上来回答生产何种产品、产品如何定价 、产品如何销售、如何为用户服务、如何确定本企业最优的产品组合等诸多问题。
当前国内有大量订单生产式的中小型生产企业,其模式为多品种、小批量系列化、按订单组 织生产。ERP下的销售管理系统设计的目标就是建立一个面向这些企业的生产管理系统,按ER P 的思想组织系统流程,从属于一个总ERP 系统并与其他各个分系统协调合作的小型销售管 理系统。就某企业来说，分析公司的业务流程
销售管理业务主要负责产品订货、开发新用户、产成品入库、发运、划价及货款回收等工作 。业务流程如下所示：
订货-排产-入库-审票-审批-发货-划价-结算-回款。
客户的实际需求是通过销售订单进入ERP 销售系统。订单是根据获取的客户信息、发运信息 、销售项目以及其他注意事项建立的,其主要内容有:订单号、客户代码、订单类型、订单内 容、有关日期信息、有关发运的信息、与客户有关的信息等。对于企业的订货部门,应对每 个客户的信誉状况都有一个比较清晰的了解和把握。如何更有效地管理和利用这些数据信息 ,从而更科学地为生产和决策服务? 这是在建立现代企业制度和大力发展时,必须面对的问题 。因此有必要开发一个功能完善及强大的订货管理系统来为生产和决策服务,为企业创造更 大的经济效益。
企业的成品管理机构是一个很关键的机构,它关系着企业的生产、订货、库存、监控、销售 等,是对成品情况、销售情况、货款情况的掌握。成品管理系统应能够全程跟踪业务内部物 料的转移过程,能够处理企业内部物料移动的各种业务,提供相应的库存分析功能。发货部门 负责对所有的运单、发运报表等进行制作和统计。发运所涉及到的各种账票和货票的记录都 应纳入计算机管理,确保有关负责人能够准确地把握业务进展情况,使领导能作出准确的决策 来控制整个系统的业务流转。为了整个公司的经营效率,建立发货部门业务的信息化尤显突 出重要。
价格管理部门主要完成对发出产品、客户订单的划价处理。系统应提供维护多种价格信息的 功能,所有价格协议及价格批示的内容都要纳入计算机管理。系统应能随时提供各种需求的 实际销售价格,对财务系统提出的要求,能够提供工厂成本,以便算出销售利润。企业的资金 管理机构同样是一个很关键的机构,企业生存、发展、获利的很多问题都和资金管理相关。 为了获得更多的资金用于企业的发展,ERP 中的资金管理应能够处理来自企业各个方向的信 息,保证了资金管理各种功能的实现。
综合管理部门所管理的基础数据字典系统是整个销售总公司所有业务流程必须使用的基础数 据。这是在“知识经济”(依靠管理和科技增加效益) 的当今时代,摆在综合管理部门面前普 遍关心的问题。为了使整个销售总公司的业务流程进行得快捷、有效,起到真正意义上地提 高管理水平的作用,因此开发基础数据系统势在必行。
3 ERP 环境下销售管理系统的账外赊销的解决
企业信息化的实践过程中，存在如下的问题：财务部门在商品发出后，未及时开具发票，并 将商品发出后所形成的款项登记到相应的应收账款中。笔者将这些类似于赊销，但又与之存 在巨大差异的销售业务称为“账外赊销”。“账外赊销”在企业中普遍存在，不论这些企业 是制造业还是商贸流通业。
3.1 产生“账外赊销”的主要原因
3.1.1 财务方面
在通常情况下，财务部门在登记应收账款时，是以发票的开具为基准的，即不论销售部门是 否已经发货，财务部门在给客户开具发票前，是不会为客户登记应收账款的；这一业务流程 也符合国家税法和财会制度的相关要求。根据上述业务流程，财务部门在明知销售部门已将 商品发给客户、且客户业已确认收到该批商品的情况下，仍不会为该客户登记相应的应收账 款，进而形成了“账外赊销”。
3.1.2 税务方面
如果在某个会计期间内，为避免交纳所得税或减少交纳增值税，财务部门会主动要求销售部 门尽可能的少为客户开具发票，而这样做的结果，同样会导致“账外赊销”的产生。
3.1.3 库存方面
由于企业的销售品种多、销售量大，财务部门没有严格遵循财务制度（可能是财务部门没有 足够的人力、物力，也可能是责任心的问题）定期完成库存商品的盘点工作，这将直接导致 财务部门不能及时准确的掌握库存商品的实际情况，间接的放任“账外赊销”的发展。
3.1.4 内部管理制度
由于很多企业内部管理制度不健全，业务流程不清，特别是执行的力度不够，库存管理部门 直接将提货联、送货联等库存商品变动单据交给了销售部门，而不是按规定传递给财务部门 ；而销售部门一直等到需要为客户开具发票时，才会将上述单据传递给财务部门；所以，是 否有提货、送货等库存商品的变动，财务部门一无所知。
3.2 “账外赊销”问题解决-ERP
由于“账外赊销”的存在，虚增了企业的资产，降低了企业的负债，减少了所有者权益，导 致财务账严重失真，使得财务账失去了应具有的准确描述企业经营管理真实情况的能力，将 对企业的经营管理产生巨大影响。如果企业依据严重失真的财务账进行经营决策的话，将可 能产生巨大的危险。
不少企业根据企业的实际情况，制定了相应的内部管理制度，禁止销售部门采取此种不受信 用管理约束、未经授权且不在财务账上登记的“账外赊销”销售方式，但却是屡禁不止，因 “账外赊销”产生的问题还是层出不穷，难以管理和控制。笔者认为，“账外赊销”屡禁不 止的原因，在于企业无法及时、准确的掌握“账外赊销”的相关信息，导致企业难以对“账 外赊销”进行事前管理和事中控制。
ERP系统关于库存商品的发出与发票的开具之间采取货票分离的原则，即两者之间无强制性 的勾稽关系，两者均可独立完成，开具发票时，由相应的发货单据生成对应的发票，同时完 成相应的财务凭证。以SAP的R3系统为例，在库存商品发出后，生成如下所示的财务凭证：
借：发出商品
贷：库存商品
而在发票开具后，又生成如下所示的财务凭证：
借：应收账款
贷：发出商品
在这里需要说明的是，目前国内所使用的主流ERP系统（包括SAP、Oracle等国外著名的大型 ERP系统）均采用上述处理模式，因此，并非某一家公司的ERP系统所特有的。
为此，笔者设计了三个不同的解决方案：
3.2.1 业务流程再造（BPR）解决方案。从企业经营管理的角度而言，“账外赊销”这种销售方式也是应该严格加以控制的。故在业 务流程再造的解决方案中，采取“一月一结”的方式，即到会计期末，统计本会计期间内发 生的“账外赊销”销售业务，并为这些销售业务开具发票，交与客户并在财务账上予以登记 。通过这种解决方案，使“账外赊销”变成了“赊销”，确保了财务账的准确性。
需要指出的是，由于在“账外赊销”本身的特征，发生之时到该会计期间的期末这段时间内 ，并不是十分精确的，需要其他的辅助手段。尽管此项解决方案是比较合理、比较现实的， 但由于业务流程再造涉及企业内部管理的规章制度和财务处理流程以及库存实物管理流程的 变革，因此必须在企业“一把手”统筹安排下，方能妥善解决。
3.2.2 ERP系统内部修改解决方案。“账外赊销”问题产生的直接原因是，库存商品发出后，没有同时出具发票，如果能在ERP 系统中找到这样一种方法，即强制要求货票同期的话，“账外赊销”的问题就不复存在了。 即在库存商品发出的同时，ERP系统自动完成ER P 系统内部的发票开具工作，真正的增值税 发票可以同时打印或根据需要在同一会计期间内打印。同样以SAP的R3 系统为例，在库存商 品发出后，直接完成发票开具工作，生成如下所示的财务凭证：
借：应收账款
贷：库存商品
需要指出的是，ERP系统内部修改的解决方案是非常符合国家税法及财会制度的，是最彻底 和最完善的解决方案，但同时也是最难以与企业实际相结合的解决方案，在企业的实施过程 中，该方案的实施难度也是最大的。
3.2.3 二次开发的解决方案。“账外赊销”的管理难点在于：“账外赊销”的隐蔽性，除销售部门外，财务部门乃至企管 理层都难以获取足够的数据，对“账外赊销”进行事前管理和事中监控。有鉴于此，本方案 充分利用了ERP系统中已有的大量数据，根据“账外赊销”的实际情况，生成相应的报表， 以使企业管理层及财务部门随时了解“账外赊销”的详细情况，以防出现任何未曾预料到的 问题发生。具体的报表有：“账外赊销”日报：包括当日发生的“账外赊销”数据，以及汇 总数据，其数据是ERP系统中库存管理模块的已交货未开票的数据。客户欠款报表：为截至 到报表制作日为止的客户欠款情况，客户欠款为客户在财务账上的应收账款，加上客户“账 外赊销”的数据，其数据来源于ERP系统中财务管理模块的应收账款数据和库存管理模块的 已交货未开票的数据。销售日报：包括当日发生的销售数据，以及汇总数据，当日销售数据 为当日开具发票的数据，加上当日“账外赊销”的数据，再减去当日开具发票中以前的“账 外赊销”的数据，其数据来源于ERP系统中财务管理模块的销售收入数据和库存管理模块的 已交货未开票的数据。除此以外，由于“账外赊销”的存在，财务账上的应收账款不能准确 表示客户的实际欠款，因此，在进行信用管理时，就不能仅仅考虑应收账款，而应该加上客 户的“账外赊销”情况。所以对ERP系统的财务管理模块也应进行相应的二次开发，不仅提 供应收账款和“账外赊销”金额的汇总额，而且可以通过简单操作，同时提供应收账款和“ 账外赊销”金额的明细项目，这些数据使信用管理变得更为简单、准确，也使销售活动更为 安全、合理。这样的信用管理方法，大大减轻了信用管理的难度和工作量，提高了信用管理 的准确性，同时强化了企业的内部管理。
值得注意的是，二次开发的解决方案虽然简单易行，且不涉及企业内部管理规章制度和处理 流程的变更，但在实际应用过程中增加了人为干预环节，有悖于企业开展ERP工作的初衷。 由于“账外赊销”隐藏较深，不易察觉，在手工条件下，如果不严格按照企业管理制度和规 范，定期完成财务账、业务账和库存实物账的对账工作，是不可能全盘掌握“账外赊销”实 际情况的。企业应对此加以重视和防范，并通过信息化的手段（如实施ERP等）对此加以控 制。
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