PowerPoint在水利汇报中的一些难点浅析（胡燚,余军）

［摘 要］ PowerPoint是水利工程方面使用最广泛的多媒体汇报软件，本文通过对PowerPoint制作过程中的难点浅析，希望对工程技术人员的多媒体制作水平的提高有所帮助。

［关键词］ PowerPoint 多媒体 汇报

在这个信息化的社会,电脑也进入到了水利领域,而现在的水利方面的各种汇报,简单的几张纸、几句话是远远满足不了。目前多媒体汇报已经应用到水利设计、施工、方案讨论等各方面。而PowerPoint是目前用得最广泛的多媒体制作软件。本文就PowerPoint软件中的一些常用和需要注意的几方面做一浅析。

1 播放PowerPoint课件的几个实用按键

在演示PowerPoint课件时，如果要实现以下特殊功能，可以通过敲击键盘上的某一键便可实现：

（1）播放过程中，如果要使屏幕突然变黑，可按“B”或“>”，按任意键还原。

（2）播放过程中，如果要使屏幕突然变白，可按“W”或“<”，同样按任意键还原。

（3）在播放中途若要快速回到起始位置重新开始播放，按“←”或“↑”。

（4）播放时若要快速调出绘图笔，按组合键“Ctrl+P”。

（5）播放时若要快速隐藏鼠标指针，按组合键“Ctrl+H”。

（6）播放时若要重新显示隐藏的指针和将指针改变成箭头，按组合键“Ctrl+A”。

（7）播放时若要转到幻灯片上的最后一个或上一个超级链接，按组合键“Shift+Tab”。

（8）播放时若要在15秒内隐藏指针和按钮，按组合键“Ctrl+U”。

（9）播放时若要将当前演示文稿作为电子邮件发送，按组合键“Alt+S”。

2 设置演示文稿的外观

Powerpoint所提供的配色方案、设置模板和母版功能，可方便地对演示文稿的外观进行调整和设置。

幻灯片的母版类型包括幻灯片母版、标题母版、讲义母版和备注母版。幻灯片母版用来控制幻灯片上输入的标题和文本的格式与类型。标题母版用来控制标题幻灯片的格式和位置，甚至还能控制指定为标题幻灯片的幻灯片。

2.1 设置幻灯片母版

幻灯片母版用来定义整个演示文稿的幻灯片页面格式，对幻灯片母版的任何更改，都将影响到基于这一母版的所有幻灯片格式。

(1)在菜单栏中的“视图”菜单下，点击“母版”子菜单下的“幻灯片母版”命令，进入幻灯片母版设置窗口。

(2)单击“自动版式的标题区”，在“格式”菜单下选择“字体”命令，字号、颜色、以及效果等。你还可以对母版进行美化。

(3)单击“自动版式的对象区”，便可以对此区域内的文本进行如上一步骤那样的设置。且用户还可以单击某一级文本，然后在菜单栏下的“格式”下选择“项目符号和编号”命令，在出现的“项目符号和编号”对话框中改变此级项目符号的样式。

(4)为母版添加“页眉和页脚”。

2. 2 设置标题母版

在演示文稿中的第一张幻灯片或是各部分的开头，便是标题幻灯片。通过标题母版，可以控制每一个应用此母版的标题幻灯片的格式和设置，包括演示文稿的标题和副标题的格式。

(1)建立一个新的演示文稿或打开一个旧的演示文稿。

(2)在菜单栏里的“视图”菜单中选择“母版”并点击子菜单下的“幻灯片母版”。

(3)在“幻灯片母版”视图中，选择“插入”菜单下的“新标题母版”命令，进入“标题母版”视图如图1。

(4)单击“自动版式的标题区”，选择“格式”菜单下的“字体”命令，然后在弹出的“字体”对话框中设置有关字体的各种参数。

(5)可以对标题母版进行美化，在菜单栏里的“插入”菜单下点击“图片”命令，可以为标题幻灯片插入一幅图片。还可以通过单击“绘图”工具栏上的“阴影”按钮，为标题添加阴影。

(6)下面给母版添加个“页眉和页脚”。在菜单栏的“视图”菜单中执行“页眉和页脚”命令，在弹出的“页眉和页脚”对话框中选择“幻灯片”选项卡，这样就可以对日期区、页脚区、数字区进行格式化设置。

在设置完毕后，您可以进行两种选择：点击“应用”按钮，那么你进行的设置只应用于当前的标题幻灯片上；点击“全部应用”按钮，那么你的设置将应用于所在的标题幻灯片上。

2.3 设置讲义母版

(1)在菜单栏中的“视图”里的“母版”子菜单下的“讲义母版”命令，进入讲义母版设置窗口。这时“讲义母版”工具栏显示出来。在“讲义母版”工具栏上有六个按钮，分别代表显示的幻灯片的张数和排列样式。

(2)在“讲义母版”工具栏上选择一个你需要的张数和样式所代表的按钮并单击，此时讲义上便显示出你所要的幻灯片张数和排列样式。“讲义母版”工具栏上按钮，用于显示多张讲义的位置。

(3)如果要设置“页眉和页脚”，可以在菜单栏里的“视图”下点击“页眉和页脚”命令，在弹出的“页眉和页脚”对话框中选择“备注和讲义”选项卡中，进行页眉和页脚的有关设置。

2.4 设置备注母版

(1)在菜单栏“视图”菜单下的“母版”子菜单选择“备注母版”命令，进入备注母版设置窗口。

(2)单击“备注文本区”，此时“备注文本区”的外框显示为粗框，这表明该区处于编辑状态。

(3)这时可以对该文本框进行设置。当你将鼠标置于文本区，鼠标指针变成“十”字时，你可以通过拖动鼠标来改变备注框的位置；当你将鼠标置于边框上的控制点，鼠标将指针变为双向箭头时，拖动鼠标可以改变备注页框的大小。

(4)分别选中“备注文本区”中的各级文本，然后对它们进行字形、字体、字号以及效果、颜色等设置。

(5)可以根据需要，在备注页上添加其他图片及其他对象。

(6)在“母版”工具栏上点击“关闭”按钮，退出备注母版设置。

3 制作图表幻灯片

在PowerPoint中，提供了一个嵌入式应用程序，即Graph。Graph类似于Office家族里的Excel，它有强大的图表模块功能。

在演示文稿中应用图表来表现数据信息，要比单纯的数字型信息更明确，更直观，让人一目了然。在演示文稿当中，任何的数据所表达的信息都能够使用图表来表达。图表所表现数据的直观而产生的影响，要大大的强于纯文字。因而建议用户多用Graph的图表模块功能，会收到意想不到的效果。

3.1 利用自动版式创建图表幻灯片

通过自动版式，可以方便快捷地创建一个纯图表幻灯片。

(1)切换到普通视图的“幻灯片”标签中，这时可以在任一张幻灯片后增加一张新的幻灯片。要增加幻灯片，你必先进入要在它后面增加幻灯片的那张幻灯片，然后在“常用”工具栏上点击“新幻灯片”按钮。

(2)在出现的自动版式框中，点击选中你要创建的图表

幻灯片版式，此时便创建了一个图表幻灯片，在此幻灯片中有一个图标—即占位符。

(3)要添加图表，只须用鼠标双击幻灯片上的占位符，便可激活Graph。此时，Graph便在界面上显示出来。其中包括Graph标准工具栏、操作菜单、数据表和图表。Graph2000启动后，其数据表和图表以默认的形式显示出来。所有这些数据，你都可以根据需要来修改，你所做的任何改动，都将会显示在图表上。

(4)将鼠标在Graph区域外的演示文稿窗口中的空白区域上点击，便可以退出Graph回到演示文稿的操作之中。同时，在演示文稿上也嵌入了图表对象见图2。

3.2 通过“插入图表”按钮创建图表

当然，如果你已经创建了幻灯片，且想在此幻灯片上插入图表，那你可以通过“常用”工具栏上的“插入图表”按钮快捷地创建图表,方法如下：

(1)将鼠标定位在要插入图表的幻灯片上。

(2)在“常用”工具栏上找到“插入图表” 并单击，此时PowerPoint将激活Graph，在操作界面上显示出Graph标准工具栏、菜单、数据表、图表。

(3)如果要在幻灯片中快捷地建立表格，你可以使用“常用”工具栏上的表格按钮。

4 PowerPoint演示特效—自行消失的字幕

利用PowerPoint制作演示幻灯片，可以做到自动消失字幕的效果，类似于某些MTV中的歌词显示。下面我们将以一个实例来进行说明：

(1)打开一篇PowerPoint文档，通过菜单“插入”->“图片”->“来自文件”插入一幅图片。

(2)用鼠标单击插入的图片，图片四周出现八个白色的控制小方块，将鼠标移至图中，出现箭头时，可移动图片的位置，直至调整合适。

(3)按下Ctrl+C进行复制，再按下Ctrl+V粘贴。这时一个新的图层覆盖在原图的上方。

(4)将这个新的图层移到一侧，通过菜单“视图”->“工具栏”->“图片”调出“图片”工具条，按下“裁剪”按钮，将图片下方裁去一截。

(5)现在请将裁剪后的图片移至原图上方，并覆盖住原图中相同的部分。为了精确定位，可以使用Ctrl加上四个方向键实现微移。最后的结果给人的感觉好像是一幅图。

(6)插入一个图文框，在图文框中键入文字，并将图文框的边框颜色与填充颜色均设置为“无”。

(7)设置图文框的动画状态，在图文框上点击右键，将动作定义为“缓慢移入”与“从下部”。

(8)将图文框下移一层，即介于两幅图层之间如图3。

(9)演示时的效果是：图片显示后，文字从下方缓缓上升，当上升到一定高度时被第一图层所遮，所以就自行“消失”了。

5 演示PowerPoint文稿

一篇制作精美的PowerPoint文稿如果缺少了生动有效的播放方式，那么它的感染力无疑会大打折扣。因此在这里我们主要介绍幻灯片的放映设置及放映的方法。

第一步：打开演示文稿，点击“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”子菜单，弹出“设置放映方式”对话框，在“放映类型”一栏中选“演讲者放映”，在“幻灯片”一栏中选择“全部”。如果需要循环播放，将“循环放映，按Esc键终止”选定，最后按下“确定”按钮即可。

第二步：插入按钮是为了演示方便。首先执行“幻灯片放映”菜单中的“动作按钮”命令，选择其子菜单中的“前进或下一项”按钮。

然后将鼠标移至幻灯片中，这时鼠标呈现“十”字状，在合适的位置上拖动鼠标后便出现一个“前进或下一项”按钮，同时弹出“动作设置”对话框，在对话框中我们可以对鼠标的点击动作进行链接。当鼠标单击时，我们将其设置为链接到下一页幻灯片如图4。

第三步：如果要对按钮进行修改，单击之可以按钮边框出现八个控制方块，拖动这些方块可可以放大、缩小按钮。

第四步：点击“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画”子菜单，在随后出现的“自定义动画”对话框中进行如下操作：在“检查动画幻灯片对象”中选定“标题1”；点击“效果”标签卡，在“动画和声音”列表框中分别选择“飞入”“左上角”和“鼓掌”；这样做的效果是演示时标题文字从左上角飞入，同时有鼓掌声伴随。大家可以点击“预览”见其效果。

第五步：选择“幻灯片放映”中的“幻灯片切换”菜单，这时弹出“幻灯片切换”对话框，切换幻灯片的效果多达几十种，切换速度有三种，即快速、中速和慢速。

这里我们在“效果”列表框中选择“垂直百叶窗”，切换速度选“慢速”；“换页方式”有人工和自动两种；同时可以自定义换页声音，必要的话还可以将换页声音“循环播放到下一声音开始时”。如果欲将此效果应用于整个演示文稿，则按下“全部应用”按钮，若只需应用于某二个幻灯片之间的切换，则按下“应用”就行了。

第六步：作为演示文稿的制作者，在公共场合演示时需要掌握好演示时间，为此我们需要测定幻灯片放映时的停留时间。“排练计时”用来实现这一功能：选择需要进行“排练计时”的幻灯片。如果对演示文稿的每一张幻灯片都需要“排练计时”的话，则定位于演示文稿的第一张幻灯片。打开“幻灯片放映”菜单，选择其中的“排炼计时”命令，系统切换到放映模式，出现“预演”对话框，并开始计算当前幻灯片的排练时间，时间单位为秒。

第七步：排练完成后，统计出幻灯片的总共放映时间。

如何演示PowerPoint文稿的介绍到此就告一段落了，从严格意义上讲，直到现在才能算得上是真正完成了这篇演示文稿的制作。

以上几点只是在应用PowerPoint中经常遇到的一些问题，希望能够帮助大家，更希望大家都能做出自己满意的多媒体作品来，让我们水利也走向信息化、多媒体化。