(郧阳医学院 综合档案室， 湖北 十堰 442000)
摘 要： 我国档案工作者大多缺乏“公共关系意识”，文章提出，良好的“公共关系意识”应 以较高的综合素质为支撑，包括心理素质、知识素质、职业道德素质，并应从形象意识、宣 传意识、服务意识、沟通、协作意识等方面加以重视培养。
关键词：档案工作者；公共关系；意识；档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2009)16—0151—02
21世纪，日渐信息化、网络化、开放化的档案工作，其作用和影响逐渐渗透到社会生活 的方方面面。信息技术的飞速发展给档案工作带来了生机和活力，同时也将其置于更为复杂 的社会关系之中，作为档案工作主体的档案工作者，必须具备较强的“公共关系意识”，内 强素质，外树形象，才能在瞬息万变的信息时代得以生存和发展。
所谓“公共关系意识”，是指能自觉认识到公共关系对组织的生存、发展具有相当作用的思 想观念。其主要内容包括：能认识到维护组织形象和信誉的重要性；能重视信息的沟通和传 播；能积极开展公共关系活动。
1 目前我国档案职业现状及档案人员普遍存在的问题
1.1 思想观念保守僵化，缺乏创新意识和自我发展意识
因循守旧，安于现状,自我封闭，管 理手段落后，工作效率低下是当前我国档案工作中存在的普遍问题。许多档案人员存在严重 的“职业倦怠”心理，觉得档案职业前途渺茫，对工作没有信心，导致档案职业意识淡漠， 得过且过，不善于经营自己，包装宣传自己。
1.2 服务意识不强，重藏轻用，求稳怕乱
许多人工作上畏首畏尾，思想上患得患失，只满 足于借借还还的传统档案借阅服务，对主动开发档案信息资源和提高档案工作服务质量缺乏 压力和动力，服务方式和服务能力难以满足用户需要。
1.3 学习新知识、新技术、接受新观念缺乏主动性、积极性
长期以来一些档案工作者对自 己的工作性质缺乏足够认识，觉得档案工作很简单，技术含量不高，沿用传统的工作方式、 工作经验已足够应付日常工作，无须再去学什么新知识新技术，这种传统保守的思想使他们 缺乏学习的动力，因而知识老化，观念陈旧，工作没有起色。
2 档案工作者应具备的“公共关系意识”
2.1 形象意识
良好的“公共关系意识”，要求档案人员首先必须以形象为重。档案部门的 社会形象在很大程度上取决于作为档案工作主体的档案人员的工作作风、工作态度。每一位 档案工作者都必须意识到自己是组织形象的代表，自己的一言一行、一举一动都会影响到公 众对档案部门社会形象的认识与评判，认识到应通过努力塑造自身的良好形象来维护和展示 档案工作的良好社会形象。①档案人员必须具备良好的礼仪素质，注重仪表、举止、谈 吐等外在的表现方式，以整洁的着装、优雅的举止、得体的谈吐向外界公众传递一种乐观、 积极、向上的精神风貌；②做好档案基础业务和利用服务工作，以优质的档案管理和热 情周到的服务赢得用户好感，使其产生亲近感和认同感，逐步提升社会及公众的档案意识， 树立档案部门的良好形象。
形象意识具有团体性、长远性，一个良好的组织形象必须依靠全体人员的齐心协力来塑造， 而不是只靠某一位领导或某一位员工的一己之力就能达到。良好形象的塑造也不是一朝一夕 就能实现的，而是要通过长期不懈的努力，一方面着眼长远规划，一方面脚踏实地做好每一 项工作。
2.2 宣传意识
档案人员必须认识到，信息时代的档案工作不能再“独守一隅”、“默默无 闻”，而是要“有声有色”、“尽人皆知”。档案工作者必须改变传统形象，勇敢地走出去 ，做好档案宣传工作，搞好公共关系，积极参与到经济建设、文化发展的服务中去。①要 利用广播、电视、报纸、网络等各种媒介不失时机地宣传档案工作各种法律法规、政策，使 各级领导和社会大众能了解、关心和支持档案工作；②要加强自我宣传，开展档案用户教 育。各级档案部门、档案工作者必须重视自我宣传，向用户介绍馆藏内容、类别、档案利用的规章制度和手续，介绍检索工具及 利用方法等等。可定期举办检索与利用讲座，帮助人们 了解档案部门的工作性质、馆藏内容及所能提供的服务，这样才能激发用户对利用档案的愿 望和热情，消除人们对档案工作的神秘感，引导更多的人利用档案。
2.3 服务意识
档案工作自身价值的特殊性，决定了服务性是档案工作赖以生存和发展的决 定因素。服务的过程就是公共关系的过程，也是塑造档案部门良好形象的过程。现在各行各 业都在追求服务质量，以满足人的需求为目标，档案工作也应进一步增强服务意识，改过去 的“重藏轻用”、“以档为本”为现在的“以人为本”，树立“用户至上，服务第一”的思 想观念，改善服务态度，更新服务方式，扩大服务范围，最大限度地满足用户需求。档案工 作者不仅要为用户提供舒适的环境和良好的服务态度，更要学会引导利用者从查阅具体档案 过渡到通过其他信息源获取知识，学会利用现代化的工具、手段，高效快捷地为用户提供内 容丰富、新颖、个性化的信息服务，从过去的档案保管员变成信息时代的领航员，全方位、 多角度地为经济建设和社会发展服务。应着重从以下几点增强服务意识：①热爱本职工作， 热爱档案事业，在工作中寻找自身价值；②加强对基础业务知识及现代档案管理知识、技能 的学习，提高综合素养；③学会“换位思考”，站在用户的角度去思考、实施、调整自己的 管理和服务行为；④正确对待批评意见，从工作中吸取经验教训。
2.4 沟通、协调意识
信息时代，档案信息共享将是档案部门的主要任务，可以预见今后的 档案工作将不再拘泥于一馆一室，而是着眼于组织协调、馆际交流、信息共享。档案工作人 员不再是“孤军奋战”，而是逐渐走向开放，与方方面面打交道，这样一种社会化的大环境 下更需要及时开展公共关系活动。在文档一体化管理中，与文秘人员的合作必不可少；在档 案信息化管理中，网络管理人员的技术扶持尤为重要；在档案收集、归档工作中，更少不了 兼职档案员的密切配合，所有这一切都要求档案人员必须具备较强的沟通、协作意识，能协 调处理好各方面的合作关系。档案工作者应重点协调好3种关系：①协调好与上级主管领 导之间的关系，争取一个良好的工作环境；②协调好与文书处理部门的关系，确保归档文 件的质量；③协调好与各职能部门的关系，确保归档文件的齐全完整［1］。
3 “公共关系意识”对档案工作者的素质要求
3.1 心理素质
良好的心理素质主要表现在人的精神经常处于最佳状态，具有乐观积极的工 作和生活态度，善于从工作中发现乐趣。工作顺利时不沾沾自喜，忘乎所以，遇到困难和挫 折时不懈怠、不气馁，能以良好的心态接受现实，勇于面对挑战，学会自我心理调节和情绪 调节。档案工作者在喧嚣复杂的社会大环境中，既不要孤芳自赏，也不要妄自菲薄，而应当 清醒地认识自己，肯定自己，善待自己，并通过不断的学习提高自己。
3.2 知识素质
“公共关系意识”要求档案工作者具备较高的知识素养。现代科学技术的发 展日新月异，知识更新尤为迅速。档案作为一种信息资源其内容也越来越多地反映相关的新 知识、新技术。档案人员现有的知识结构已不能满足工作需求，必须树立终生学习的意识， 掌握更多的知识和技能，成为一专多能的复合型人才。①精通本专业的理论知识与业务技能 ，并能熟练地运用到实际工作中去。专业知识越扎实，思维就越开阔，创造力也越强；②掌 握与档案专业相关的其他学科知识。档案学属于边缘性、综合性学科，其内容涉及文学、历 史、管理学、心理学、公共关系学、有关法律法规等等，广博的共性知识是做好档案信息管 理工作的知识保证；③掌握现代信息管理技能。档案作为一种重要的信息资源，必然要融入 高科技的网络之中。越来越多的电子文件，文档一体化，档案信息数字化，信息传递网络化 ，要求档案工作者学习并运用更多的现代化档案管理知识，掌握更多的计算机运用和网络传 输技术。
3.3 职业道德素质
良好的职业道德是开展公共关系的基本素质要求。档案工作者必须具备 的职业道德素质包括很多方面：①热爱本职工作；②遵纪守法，严守档案秘密； ③有严谨的工作态度和扎实的工作作风；④讲团结，顾大局；⑤要乐于奉献，甘为 人梯等等，这里着重要强调的是信息时代档案人员的信息道德素质。所谓信息道德，是指参 与信息活动的主体应遵循一定的信息伦理和道德准则，以规范、约束各自的信息行为，从而 使整个社会的信息活动保持良好的秩序。［2］信息道德是建立在个人良心操守之上 的道德。 现代档案工作者必须具有良好的信息道德素质，在档案信息管理的各个环节严格规范自己的 信息行为，自觉抵制违法的档案信息活动。在学历认证、出据各种证明、查询个人档案时必 须坚持公平、公正、诚信、真实的原则，严守档案秘密，尊重他人的知识产权和隐私，能正 确处理好信息的采集、整理、传播、利用之间的关系。
4 结束语
档案管理与公共关系工作有着较多的相似性，二者更有着千丝万缕的联系，良好的 公共关系能为档案工作的全面协调可持续发展“保驾护航”。在日益更新的社会环境与工作 环境中，档案工作者必须解放思想，更新观念，清醒地认识到自己既是档案管理者，又是公 共关系人员的双重身份，在做好档案管理工作的同时，认真学习公共关系的相关理论知识， 加强 “公共关系意识”的培养，“有为才能有位”，用自己的汗水和智慧唤醒人们沉睡的 档案意识，推动档案工作走向更加灿烂的明天。
［参考文献］
［1］ 宋建玲，马学强档案员应协调好三种关系［J］中国档案，2002，(9)：43 .
［2］ 贾雪萍论档案人员的信息素质［J］湖北档案，2005，(10)：20.
