人事档案管理制度

时间:2021-04-17 15:03:35 企业文化 浏览次数:

一、总则

为了有效的对本公司人事档案进行妥善保管,有效的保守公司机密,同时为了维护本公司人事档案资料的完整、防止档案资料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本制度。

二、职责

人力资源部负责收集、鉴别、整理、保管人事档案,保证原始资料及单据及全完整、保密和使用方便。

三、档案分类

3.1 入职档案

员工入职登记表、员工入职审批表、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等员工入职过程中的所有记录材料,及员工自进入公司开始个人岗位发生变化、个人调动、奖惩记录等可以记录员工在公司内部发展轨迹的材料。

3.2 培训档案

参加培训登记表、培训总结、培训效果评估表等与员工培训有关的所有资料。

3.3 绩效管理档案

员工绩效考核相关的档案材料。

四、人事档案管理规定

4.1 员工入职档案按编号实行统一管理,编号确定后,不得随意更改。

4.2 员工入职档案按每人一个档案袋整理,同时按部门进行分类。

4.3 当在职员工的基本资料有变(如学历变动、个人技术职称等),应及时将有关资料复印交予人力资源部归档,原件当场查验。

4.4 调动和录用进入公司的员工,应在办理手续前查阅档案,在其报道一个月内立档。

4.5 对员工进行考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理立卷。归案的材料必须认真鉴别,保证材料真实、文字清楚。

4.6 离职员工档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三年后方可销毁,高管及核心技术人员档案需保存五年以上。档案销毁须经综合办主任及总经理批准后方可销毁。

4.7 公司各部门或员工需要借阅档案时,需经过综合办主任及总经理同意后方可提供,借阅者必须对相关信息进行严格保密。

4.8 档案借阅原则上应当天归还,借阅档案人员要保证档案的完整清洁,不得涂改、用笔划、撕毁等,并对档案信息严格保密。

五、 附则

5.1 本制度的拟定和修改由人力资源部负责,经总经理批准后执行。

5.2 本制度解释权属山西美新通用机械有限公司。

5.3 本制度自发布之日起执行。

附表:

1、员工人事档案名册

2、借用、查阅人事档案审批表

3、查阅(借阅)人事档案登记表

员工人事档案名册

姓名

部门

职务

档案现状

存放位置

备注







































































































借用、查阅人事档案审批表

年 月 日

借用/查阅单位


借用/查阅人


借用/查时间


归还时间


借用/查阅何人档案


借用/查阅理由


借用/查阅内容


借用/查阅人所在部门意见


综合办主任意见


总经理意见


查阅(借阅)人事档案登记表

查(借)阅时间

查(借)阅单位

被查(借)阅人姓名

查(借)阅理由

批准人

查(借)阅人姓名

归还时间

承办人

备注