(河源职业技术学院 图书馆，广东 河源 517000)
摘 要：文章通过对河源职业技术学院图书馆地方文献数据库建设实践经验的总结，发现了地方文献数据库建设存在的一些问题，并提出了相应的解决措施。
关键词：图书馆；地方文献；特藏文献
中图分类号：G250.74 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2009)05—0152—02
地方文献是图书馆馆藏文献的一个重要的组成部分，是反映某一地区的政治沿革、经济发展、文化源流、风俗民情等的出版物。做好地方文献工作，对建设有特色的图书馆和保护当地的文化遗产都具有极其重要的意义。对地方文献进行收集、整理和利用，不但是图书馆工作的一项重要内容，而且将对本地区的政治、经济、文化、科技建设起到积极的推动作用。河源是客家人聚居区，有着丰富的历史文化资源，地方文献极具特色，因此，河源职业技术学院图书馆展开了建设地方文献数据库的实践。
1 建设地方文献数据库的意义
地方文献反映着一个地区的政治沿革、经济发展、自然环境、风俗民情等各种信息。地方文献能为人们研究和探索当地的历史和未来提供翔实的信息，对当地的经济建设和社会发展起着举足轻重的作用。
2.1 地方文献能为地方决策机关提供参考信息
由于地方文献是一个地区政治、经济、科技文化和社会状况、历史和现实的真实反映，因而对本地区具有明显的参考作用。因此，图书馆采集、研究和利用好地方文献，通过各种文献形式提供给本地区各级决策机构，以便有针对性地制定社会发展规划和有关方针政策，具有重要意义。
2.2 地方文献可为地方经济建设服务
各地区所处的地理位置不同，自然资源和风俗民情有差异，各地区经济发展的结构、程度和发展方向也不一样。例如旅游经济就是河源地区重点发展的经济，地方文献中关于人文地理、风俗风貌的记载可以帮助旅游经济向深度发展。
再次，地方文献中记载了本地区的自然风貌、灿烂文化和名人志士的传记和著述，可为地方文化教育、革命传统教育、爱国主义教育提供丰富的素材。图书馆可利用地方文献开展素质教育，为全面提高公民的综合素质服务。
2 地方文献数据库开发过程
河源职业技术学院图书馆在建设特色文献数据库的实践中，参照其他图书馆的经验，将文献收入范围、服务目的、数据库数据类型等方面作为重点把关对象，保证了数据库的现实可利用性。
2.1 明确数据库的服务对象
数据库建设首先必须明确服务的对象，即我们形成的数据是提供给哪些人使用，供哪些方面的活动使用，这样才能确定数据库建设中资源的范围、类型和编排的详细程度。河源职业技术学院图书馆在建设数据库的过程中，将服务对象的重点放在客家文化爱好者和旅游经济的发展上，因此，我们要形成的数据库不仅有书目库，还有全文数据库以及音像资料库。
2.2 确定地方文献的收藏范围
地方文献的收藏应以以下几个部分为主：①地方史料。包括地方志、名碑、拓片、名人字画、家谱等。②历代地方名人的著作及传记资料。凡是本土人士的资料，只要印成书本，原则上都应收全。③地方出版物，包括本地区的正式出版物和非正式出版物。一般符合本地区建设事业的现实需要，足以反映本地区经济、文化的发展轨迹，又能展示一个地区人文历史面貌，应重点收藏。④地方革命文献及音像电子资料。
2.3 做好地方文献的收集工作
①要有明确的地方文献收集措施。这些措施应该明确文献收集的负责人，经费保障，收集文献的齐整度等方面的内容。②要扩大文献收集的范围，打通文献的来源渠道，要加强同地方文献管理机构的协调。例如河源职业技术学院图书馆在建设数据库的过程中，利用区域信息共建共享的契机，加强同各县区图书馆的合作，减小了文献收集的难度。
2.4 加强地方文献整理工作，形成电子数据
2.4.1 做好已收集文献的处置工作。在收集上来的文献中，包括了纸质文献资料、音像资料等各种形式。河源职业技术学院图书馆在数据库建设的过程中，对图书馆已有的图书或是别馆提供的图书及文件资料的复印件，都只形成书目和文件目录数据库；对一些县区馆藏单本图书，我们将收集来的图书做成数字图书，然后归还原书；对音像资料我们直接进行拷贝处理；对反映当地文化的一些手工艺品、字画等实物，我们都协商收藏单位和个人，一般进行拍照，然后建立收藏信息目录。在此项工作中，一定要注意文献原件的安全。
2.4.2 根据地方文献形式的特征进行加工整理。地方文献非正式出版物多，版式不规范，项目不完整；不定期的连续出版物多，如简报、校刊、宣传材料、各式小报等；散张散件资料多，如会议文件、传单、手稿、特刊等；类型多，除书刊报外，还有地图、照片、音像制品、缩微品等。这些形式上的特征，产生了集中或分散组织文献的问题，因此，应根据文献不同的实际情况，规范工作程序、方法、制度、为今后长期管理和使用藏书打下良好的基础。河源职业技术学院图书馆在文献的加工中，对图书直接进入特色书库，对散装的文件，根据时间顺序将同名的文件装订成册，然后编入特藏书库，对图片、音像制品等，将拷贝放入相应的子数据库存储空间中。
2.4.3 根据地方文献特点制定分类细则。地方文献分类与馆内其他藏书相同，均使用《中图法》，但在类目的设置上应根据地方文献的特点做一些特殊的规定，井制定分类细则和类目表。此外，河源职业技术学院图书馆在地方文献的分类细则中，还适当的参考《中国档案分类法》，重点用于一些会议文件等的。
2.4.4 完善地方文献检索体系。为了适应不同读者从不同角度查找地方文献的需求，应建立健全各种完备的目录体系。如按目录的使用对象划分、建立读者目录等；按目录的物质形态划分建立卡片式目录、书本式目录等；按文献的不同特征划分建立题名目录、责任者目录、著者目录、主题目录、分类目录，以提高文献的使用率。由于数据库的利用者不限于本校的读者，而且包括社会读者，在建立机读目录后，河源职业技术学院图书馆没有建立卡片式分类目录和书名目录。从现在读者利用信息的素质及图书馆管理发展的水平来看，机读目录已经能完全满足读者查找资料的需求，但在目录的建立过程中要尽量更全面的考虑文献的特征，以增加检索的信息点。
2.5 数据库的发布利用
当加工的地方文献形成了一定规模的数据后，我们应该考虑数据的推广利用工作。要使各种类型、各个区域的读者都能利用到数据，首先要考虑数据库如何才能更接近读者，一般来说，建成的数据库都会放在图书馆网站中，而学校图书馆对社会读者来说，利用相对较少，因此不是很熟悉。河源职业技术学院图书馆同时肩负这河源市公共图书馆的责任，因此对读者来说，比较容易接触到图书馆的网站。同时，院图书馆开发了一体化虚拟学习平台，该平台集合了馆内所有的资源，因此特色资源更容易被人了解。如果不具备图书馆这些条件的，可以考虑将数据库链接到其他的公共网站，特别是政府性网站，这样更方便读者。
3 存在的问题和解决方法
在图书馆建设地方文献数据库的实践过程中，我们也发现了一些工作中的问题，在此陈述出来与大家交流。
3.1 收集文献难
这是整个数据库建设中最关键的问题，如果收集不到足够数量、类型丰富的文献，数据库建设的工作根本无法开展。文献收集难主要体现在以下几个方面：①地方文献的收藏地比较分散，除了各个县区的图书馆、档案馆外，还有大量的文献分散在各地的个人手中；②有关地方文献存在的信息很难获得，这点特别表现在个人收藏品方面，河源地区的历史文化资源十分丰富，而很多文献保存在私人手中，不经过详细地走访很难知晓文献的状况；③收藏机构和个人的观念比较保守，很多机构和个人不愿意提供收藏的相关文献供其它单位使用。图书馆在收集相关地方文献的过程中，争取到了当地文化主管部门的支持，同时利用我馆在区域信息共建共享中的主导地位，加强与各区图书馆的协作，减少了文献收集的阻力。同时，我们开展了细致的调研工作，基本摸清了文献的保存状况，从而收集的文献数量多，类型也很丰富。
3.2 对原始资料的处理问题
收集来的文献资料，我们要进行进一步的加工处理，如不能保存原件的物品（字画、印刻等）我们要拍照；纸质资料要转化成全文电子数据。其中全文电子数据的建设难度最大，①我们没有专门的相关设备；②如果自己进行扫描转化会浪费大量的时间和人力。我馆在建立电子全文数据的过程中，争取到同超星数字图书合作，由超星公司将我们收集的原始文献转化成电子全文。
3.3 数据库利用便捷性问题
数据库建立好了以后，有时会出现数据内容混杂，数据无法链接等问题。要解决这些问题，①要在建库的时候组织合理的机读目录，整个数据库要有详细的分类索引；②要统一数据格式，各个子库中各种类型的文献要有统一的文档格式，如照片用“jpg”文档，电子全文用“pdf”文档，最好不要各种类型的文档杂糅在一起，增加检索的难度。
3.4 知识产权保护问题
由于地方文献多为非公开出版发型物，对作者的相关权益一定要重视。在收集文献的过程中，对不能提供原件的能否提供复印件，提供的文献能否做成电子资源供公众使用等等，都要征求作者的意见，并通过相关的协议授权解决。
4 结语
总之，在地方文献数据建设的实践中，我们做了一些工作，但我们的成绩与预期结果还有较大的差距。图书馆的地方文献工作是一项大有可为的工作，它的意义不仅在于揭示馆藏、方便读者，更在于利用它为地方经济建设和精神文明建设服务。因此，我们将不断吸收来自各方面的经验，力求使我们的工作更加完善，为当地的社会发展做出应有的贡献。
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