人社部门及区属企业档案管理情况调查报告

为进一步加强企业职工人事档案的规范管理工作，省人社厅于2012年下发了《关于进一步加强企业解除劳动关系人员档案管理工作的通知》，文件要求：企业职工因调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等原因与单位解除劳动关系的，应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新工作单位或同级人力资源社会保障档案托管部门进行统一管理；解除劳动关系人员档案不得由本人管理。单位或个人需在规定时间内到人力资源和社会保障同级档案管理部门办理档案托管业务。托管档案需具有原单位封条，且封条完好，档案材料不得涂改、伪造、抽取、撤换、缺项等。但在日常工作中经常会遇到个人携带本人未粘贴封条的档案前来存档的问题，近几个月，原区属集体企业个人存档的问题较为突出。为进一步掌握各区企业职工档案管理情况，准确把握产生问题的原因，我们对四区档案管理情况进行了调查，通过收集材料、统计数据、问卷调查、实地走访、座谈、电话咨询等方式从四区人社局、区属集体企业及职工个人三个层面进行情况调研，现将调研情况报告如下：
一、基本情况
（一）档案分布情况
据各区上报的统计数据看，四区人社局目前管理档案4417册，有关情况见下表：
项目 区属企业数量
（户） 职工人数
（人） 区管理档案数量（册） 企业管理档案数量（册）
向阳区 84 4156 1467 2689
前进区 26 不详 285 不详
东风区 41 不详 573 不详
郊区 72 3864 2092 不详
合计 223 8878 4417 2689
据查我市1993年经济统计年鉴，截止1992年末各区集体所有制、其他所有制企业职工人数为21207，具体情况见下表：
项目 区属企业数量
（户） 职工人数
（人）
  
向阳 109 3692
前进 64 3341
东风 48 3723
郊区 113 5762
永红 95 4689
合计 429 21207
结合统计数据及目前情况推断，至少超过1万人的档案仍保管在各企业或个人手中。根据掌握的情况，企业职工档案有由原企业厂长、经理、劳资等专人管理的，郊区对区属没有管理能力的企业职工档案予以集中管理，各区都有档案散落在个人手中的情况。
（二）各区人社局档案管理工作开展情况
在调查中发现各区的企业职工人事档案管理工作开展的参差不齐。有的区管理人员、场地、经费一应俱全，档案管理制度健全，管理规范、服务到位，有的区却不尽人意。各区情况如下：
1．机构设置、人员配备情况：郊区人社局成立了档案管理领导小组，配备了3名专职档案管理员从事日常档案管理工作；其他各区有由退休返聘人员、协理员或兼职人员管理档案的情况。
2．硬件设施情况：郊区人社局设有专门的档案库房，实现了办公室、阅档室、档案库房三室分开，档案库房配置了温度计、湿度计、灭火器、驱虫剂等专用用品，做到六防管理；有的区没有库房，档案放于办公室，有的库房面积较小。
3．档案管理情况：多数区人社局及企业对所保管的人事档案没有按要求进行分类整理，在日常管理上采取的措施也不到位。有的区未对区属改制、关停、倒闭企业提出过档案管理要求，关停、倒闭的不具备档案管理条件和资质的企业仍继续保管档案。
4．经费投入情况：郊区人社局通过收取档案管理费，保证日常必要的经费支出；其他各区没有收取档案管理费，资金投入较少。
5．制度建设及落实情况：各区都建立了档案收集、查借阅、转递等制度，郊区人社局制度落实情况较好。
二、存在的问题
（一）档案管理硬件环境设施还难以适应工作需要。一是硬件环境上不能满足档案管理需要。具体表现在没有符合建设标准的库房，现有库房容量不足或无专用档案库房、不能做到办公、阅档、库房三室分开。有的区反映办公场所紧张，档案没有地方存放。二是安全保护设备设施不齐全，无法按八防标准进行日常管理，档案的安全性无法保证。工作中，接收区里转递过来的档案时，工作人员易出现皮肤红肿、骚痒，嗓子疼痛等现象，说明档案所携带的细菌、病毒多，与日常的防菌、防霉工作不到位有直接关系。
（二）档案管理职责不清，随意性强，违反档案管理及转递有关规定问题严重。区属企业改制为私营企业或倒闭关停后，企业、企业主管部门及相关行政部门对档案管理的重视程度逐渐弱化，出现职工档案无人问津、随意处置的问题。有的区企业主管部门与人社部门对改制、关停企业的职工档案拒不接收、相互推诿，并极力主张将所管理的档案移交出去，不履行应承担的工作职责。有的企业由原企业管理人员（厂长、经理或劳资人员等）将档案存放在自己家里保管，据反映，这样的企业中，有的向职工收取一些费用，有的职工交钱后方可将档案取走，还有企业将职工档案当废纸变卖或保管不善丢失致使职工找不到自己的档案。《企业职工档案管理工作规定》要求：企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理；职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管; 企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。《关于认真做好全省并轨人员后续管理服务的暂行意见》（黑社保办发[2005]13号）文件要求：对长期关停且无管理人员的企业，由其企业主管部门负责并轨人员的档案移交工作。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》要求：各行业主管部门协同各级档案行政管理部门做好本行业、本系统的国有企业资产与产权变动档案处置工作的组织协调，监督和指导。企业主管部门负责国有企业资产与产权变动档案处置工作的组织管理。实际工作中，各企业、企业主管部门、行政管理部门对上述规定和要求执行的不好。
（三）档案管理不规范。一是档案材料不完整、不规范。表现在档案材料不健全、材料缺失、材料内容缺项不准确，档案大多没有按标准分类整理；二是档案转递程序不规范。据了解原区属企业大多数已关停，很多企业违反了《企业职工档案管理工作规定》中“转递档案应通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带”的规定，将职工档案交给个人，由个人保管自己的档案；三是存在档案材料任意涂改、伪造，档案材料随意添加、撤换等问题。如出现档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间、解除劳动关系时间，个人经历记录不完整以及假材料、假档案问题等情况，这样给档案管理利用带来了困难，档案的证据、凭据作用不能得到有效发挥。
三、原因分析
（一）法律意识淡薄。在档案管理方面，国家有明确的法律法规，《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施细则》、《企业档案管理规定》、《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》、《干部档案整理工作细则》、《企业档案管理办法》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》等等，从国家到省到部门都对档案的收集、保管、利用、转递等做出了具体的规定，但是一些人员，包括职工个人、企业管理人员甚至政府部门的工作人员对档案管理相关规定不掌握、不了解。在问及为何将档案交与个人，企业、企业主管部门甚至档案管理行政部门工作人员的理由是：一是个人要求将档案取走；二是职工离开了企业，就应该将档案给个人，企业没有理由再为其保管档案；三是那时各企业都这样做，没有哪个部门提出异议。当问及为什么不按要求保管、转移档案时，回答则为不知道有什么要求。由此看来，在档案管理方面出现的问题，很大一部分原因在于人们不学法、不知法、不懂法。
（二）责任意识不强。不按要求填写档案材料，填写内容不准确、不全面，归档不及时，不按要求进行档案整理装订，不按要求管理档案，乱堆乱放档案，配合当事人随意涂改、撤换档案材料，随意处置档案，随意将档案发给个人，有的甚至向当事人收取一定的费用。有的企业也反映单位停产后，也想将档案转出去，同区有关部门联系过，但对方不接收；个别区人社部门管理职工档案的工作人员退休后，不进行工作交接，档案去向无人能说清。由此可见，企业、企业主管部门，甚至有的劳动行政部门工作人员责任心不强也是造成档案管理混乱的一个主要原因。
（三）行政监管缺位。有的企业反映不知道档案应该怎样管，没有文件要求、没有部门指导和检查，这也反映出了行政部门、企业主管部门在档案管理方面缺乏有效的指导、监督。在企业关停、改制过程中，行政管理部门忽视了对档案管理有关规定的宣传、忽视了对档案管理工作人员的培训和指导、忽视了对档案管理工作的监管，没有及时发现和解决档案管理中存在的问题，致使上述问题不断扩大。据调查，我省哈尔滨市政府在企业改制过程中出台了相关档案管理办法，有效地解决了档案移交、管理工作中的问题。
（四）缺少必要投入。档案库房的建设、档案保管装备购置、档案保护用品的投放、人员经费、办公经费等等都需要一定的资金保障。从几个区的情况看，经费是否有保障是档案管理工作开展好坏的重要制约因素。
四、对策与建议
（一）加强宣传，提高人们对档案及档案管理工作重要性的认识。加大对档案管理法律规定的宣传，充分利用新闻媒体、网络、展板、传单、法律宣传活动等载体和形式，向广大干部群众普及档案法律规定及相关知识，增强公民的法律意识，提高全民档案意识，树立档案管理法制观念，加大依法管理档案工作力度，从法律层面提高全社会对档案管理工作的重视和关注程度。
（二）完善办法，明确责任，依法开展档案管理工作，建立起适应形势发展需要的企业职工档案管理运行机制。根据我市实际情况，档案管理行政部门要制定出台我市企业职工档案管理办法,进一步明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准等。一方面要划定市、区，企业、企业主管部门、相关档案管理机构的档案管辖范围，解决改制、关停等企业职工档案管理分工不明，职责不清，推诿扯皮等问题。另一方面要严密程序，规范档案管理行为。各档案管理部门要严格按照国家、省档案管理有关规定，细化档案管理办法，明确档案收集归档、档案利用、档案转递、日常管理等工作要求，严格按照法定程序办理相关手续，保证档案的安全性、真实性、完整性和严肃性。
（三）加强监督，及时解决档案管理中存在的问题。行政部门要担负起领导与指导的职责，切实发挥监督管理作用，一方面要定期对档案管理人员进行业务培训,不断提高档案管理人员业务水平；另一方面要经常性开展专项检查，检查档案管理各项规定的执行情况，及时发现和解决各级组织在档案管理中存在的问题，并限期整改。充分利用行政手段和法律手段处置档案管理中的失职、渎职行为，保证和维护《中华人民共和国档案法》的严肃性。
（四）确保必要投入，保证事业发展。要将档案事业的发展和档案软硬件建设切实列入本地经济和社会发展计划，纳入各级政府的重要工作议程，从机构、编制、场所、经费等方面给予必要保障。
（五）创新管理，使企业职工档案管理更加规范化、科学化。一方面要对职工档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范；另一方面要充分利用计算机及网络技术,实现信息资源共享，尽快建立档案管理与其它人力资源和社会保障工作在同一系统内运行的管理体制,通过科学的管理,为各级组织提供高效、便捷的档案利用服务。

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