中文摘要：可持续发展是关系全社会的问题，也是关系个人的问题。企业对秘书人力资源的可持续发展问题应予以高度重视，加以思考。对人力资源管理中的秘书工作进行深入研究，是对人力资源管理专业与秘书专业建设进行交叉研究的全新尝试。本文首先对人力资源管理中的秘书工作进行系统梳理，初步界定其范畴的内容，有助于进一步规范秘书部门人力资源管理工作，提高秘书部门人力资源管理的工作绩效与效率。
关键词：秘书；人力资源；可持续发展
0.引言
当前，随着我国市场经济体制日趋完善、知识经济的崛起、
经济全球化的加快、社会管理的复杂化以及科学技术的迅猛发展，秘书工作，无论在内涵上还是外延上，都表现了一些新的特点。这也就使秘书工作的作用和地位更加突出，随之社会对秘书的要求越来越高。无论是党政机关还是企事业单位，对秘书的政治思想素质、职业道德素质、智能素养、心理素质、人际关系、作风修养等等的要求越来越高，都要求秘书部门是一个灵敏又高效的机构、秘书班子是一个有思想又有胆识的优化群体，要求能站在全局的高度，来适应不断发展、变化的领导工作的需求，因此秘书工作也要发展、变化，以满足这种要求。
1、 秘书部门人力资源可持续发展的概述
1.1秘书部门人力资源可持续发展的含义
秘书部门人力资源的可持续发展，或称永续发展，“秘书部门的可持续发展”是为了能满足当代的需要，同时不损及未来世代满足其需要之发展。换句话说，可持续发展就是“既要考虑当前发展的需要，又要考虑未来发展的需要，不能以牺牲后代人的利益为代价的利益，实现经济社会和人口资源环境的协调发展”。
1.2秘书部门人力资源可持续发展的内容
1.2.1社会人力资源整合中保持和不断提升自身地位和作用。作为一门不断趋于完善的社会职业，人们对秘书人员的要求日趋系统和规范，秘书部门已经成为管理机制中的重要组成部分，随着人们对人力资源的重视，秘书这门职业从聘用环节开始，就有明确的职业要求；对秘书的工作能力有不断的职业技术鉴定，考核或测试；对在秘书工作中表现出了的高素质、高水平的优秀者有提职和晋升的办法。从秘书职业发展看，要保证秘书的可持续发展，重要的是保证秘书的职业优势，保证最大限度地满足社会各行各业对秘书的素质要求。因此就应当研究秘书怎样走入社会岗位、如何顺畅地走入，如何保证就职后愉快胜任。
1.2.2秘书个人在社会职业岗位保持和不断提高专业素质，作为现代企业的秘书人才，理所当然也不例外，也要确保有一个可持续发展的潜力。秘书部门人力资源可持续发展，主要体现在秘书的工作之中。只有适应新形势下的秘书工作，才能确保自身的可持续发展。
面对迅速发展的秘书工作新形势，当代的秘书人才应该如何去适应？除了要求“学会认知、学会做事、学会合作、学会生存”，还要求“学会发展”，真正让自己在以后的秘书工作中具备可持续发展的潜力。正如王育先生所言：“秘书的可持续发展应当包括两个方面：一是作为一门职业，在社会人力资源整合中保持的不断提升自身地位和作用的发展态势；二是秘书个人在社会职业岗位保持和不断提高专业素质。”
2.秘书人力资源可持续发展的意义
2.1加入世贸组织后的客观需要
迎接加入世贸组织和经济全球化的挑战，就要不断开发秘书部门的人力资源，为秘书提供学习的机会和条件，使他们的观念、知识和能力等各方面都能适应加入世贸组织和经济不断发展的需要，持续发展，真正做到使知识与时俱进。
2.2实现终身学习目标的前提\
“终身学习”的基本内容可作下列表述：1.善于学习，即掌握广泛的知识，并与深入研究某些学科领域相结合。2.善于做事，即获得处理各种复杂情况的经验、谋职能力等。3.善善于共处，即培养与他人一起共事、生活的能力。4.善于生存，即了解自己的愿望，培养自我控制行为的能力。把终身学习提到“生存概念”的高度，这意味着新时代的学习观念发生了根本变化；学习已从单纯接受学校教育扩展到各个方面，已从被动学习发展到主动学习，从少数人学习扩展到全社会终身学习，学习正日益成为所有人终身坚持的自觉行动。
2.3提高秘书队伍综合素质的重要手段
创建学习型秘书部门的主要目标，就是要在秘书中确立科学的学习理念，形成良好的学习风气，实现秘书整体素质的明显提高。同时，积极引导秘书在实践中学习，即将理论与实践相结合，把知识和经验相统一。实践性学习要求结合工作经验反复地思考。
2.4秘书部门管理实践本身发展的途径
1970年美国《财富》杂志名列“500”强的大公司，到了1983年，1/3的公司销声匿迹了，彼得.对吉经过深入的研究认为，这是由于组织缺乏系统思考和建立学习型组织的能力而导致了组织的衰败。我们应依据秘书部门活动环境的变化不断调整其行为，提高秘书部门的运行效率，改变原来那种只强调政策的执行而忽视大量资源投入后所产生的实际结果的状况。通过学习，不断改善秘书部门收集、运用知识的能力，以提高秘书部门工作效能。“边工作、边学习、边提高”是学习型秘书部门的重要特征，通过不断学习，提高秘书部门的素质、能力、效率和适应不断变化和发展的需要。
3.秘书人力资源可持续发展中存在的问题
3.1越权现象严重
越权即是擅权，越位即是犯规。越权越位都是秘书滥用领导职权，超越本分的行为。社会、领导包括秘书自身都把秘书视作官，而且是很实用的“官”，其主要原因就在于这种“官本位思想”与“家长制”深深地影响着现代秘书文化的构建，使得处在转型期的中国秘书文化也重重地染上了“权力拜物教”病毒，造成部分秘书工作者“官”念过强，而职业观念、服务观念淡薄，摆不正自己的角色位置，动辄以“二领导”、“接班人”自居，贪图虚荣，追逐权力。更有甚者，利用自己接近权力核心这样一种特殊的角色地位，盗用领导权力，滥用秘书的岗位职权，经营一己之私，造成腐败。这样一方面会造成工作混乱，打乱他人的工作程序。扰乱正常的工作秩序，妨碍领导职能的发挥；另一方面会导致人际关系恶化，使领导者不得不对秘书处处警惕、时时设防，使同事之间敬而远之、互不往来，严重影响工作。这与领导要求不严、平时授权过多、授权不当或授权不明不无关系。
但就秘书本身来讲，主要有以下方面的原因：一是对自己的职责认识不清。不熟悉或不明确自己的工作权责，不能正确处理权利与义务，领导与服务的关系；二是自身的位置摆放不当。自觉不自觉地把自己摆上领导或“准领导”的地位，配角意识不强，人为地把幕后工作放到台前，不按工作程序办事，自以为是，擅权擅断；三是功利思想严重，急功近利，忘乎所以，缺乏全局观念，千方百计树立自己的威信，显示自己的水平，谋求不正当的政绩；四是组织纪律观念淡薄。身在秘书岗位，心念领导服务，玩权、弄权、揽权；有求必应，笼络人心，妄自尊大，主观随意，超越领导授权；五是工作办法欠妥，经验不足，与领导联系不够密切，请示报告制度坚持不够，不明确或不能透彻理解领导意图；强调参与，强调争取主动，忘记自己的职权等等。以上原因归结一点，就是秘书的自身素质问题，即服务意识和服务能力问题。
3.2 工作作风不严谨
有的秘书做事总是患得患失，先考虑对己有无好处，把个人利益放在第一位，生怕吃亏，这样的秘书不可能做好服务性工作，当然也是不会赢得领导和群众的好感。有的人缺少强烈的责任感，不敢承担有风险的工作，遇到困难总是退让三步；一旦工作出现差错，就把责任往别人头上推，或者千方百计寻找借口证明自己没有过错，这样的秘书自以为聪明，实际上妨碍了自己的发展。有的秘书缺乏活力，总线的没精打采，半时总是能拖就拖，处理事情优柔寡断，掂来量去，看似考虑周到，实则缺少主见，结果常常因时间仓促而草草了事，还有的人粗枝大叶、敷衍马虎。粗枝大叶必然会差错频出，比如，起草的文件中学会出现数据或文字方面的差错；传达会议通知不是搞错了地点，就是该通知的没有通知到；文件急用时常常找不到，甚至丢失。这样“马大哈”式的人，如果不改掉丢三落四的毛病，是不宜从事秘书工作的。
3.3秘书的选拔工作不规范
“我国领导干部秘书的选拔工作不规范，法规没有对领导干部秘书的工作性质，任职资格等作出具体规定。”北京石油化工学院人文社科学院杨钏红副县长教授认为。“这样导致很多秘书的选拔，基本是领导干部说了算，一般都不经民主推荐、民主评议、全面考察等严密的程序。在选用秘书时，领导干部的个人喜好占了上风。”
3.4秘书队伍质量有待提高
目前各企业秘书工作者中，某秘书所学专业与从事的工作大部分不一致，具有知识结构单一，学历层次和技术职称均不及经验丰富的秘书人员。科学技术的日新月异，也使得办公现代化、信息化、网络化、数字化成为了影响秘书工作模式的重要因素。因此教学秘书的工作方式的服务手段也在无形中发生了根本性转变。在当前形势下，部分秘书队伍还未能充分认识到这些现代工作手段在提高办公率中的重要性，尤其是网络资源的利用，从而导致了办公效率较低，继而影响了对工作的热情，不能积极主动的投入到秘书工作中去。
4. 秘书部门人力资源可持续发展的措施
4.1 培养秘书必须的基本素质能力
秘书的总类比较多，其中按照所处的行业环境分类可分为事业秘书和商务秘书，由于所处于的环境相对较复杂，具有多样性、营利性、易变性和时代性等特点，这对其能力素质提出了更高的要求，要想成为一名合格的商务秘书必须具备良好的心理素质和创新能力、较高的学习应变能力、良好的知识结构、快速处理信息能力、较强的合作能力和人际交往能力。
4.1.1具有强烈的责任感、事业心。 无论做什么事情，都要记住自己的责任，无论在什么样的工作岗位上，都要对自己的工作负责，文秘工作者亦是如此，强烈的责任感和对事业的忠诚。对于秘书来说，就是他的职业生命，特别是对于那些快速成长的高科技公司，或者以服务业为主的公司来说，秘书的忠诚度更为重要，忠诚是一种职业的责任感，是一种职业的忠诚，是你承担某一责任或者从事某一职业所表现的敬业精神。责任感是人走向社会的关键品质，是一个人在社会上立足的重要资本。一个单位，一个领导总是希望把每一份工作都交给责任心强的人，主动要求承担更多的责任或者自动承担责任，是文秘工作者必备的素质。
4.1.2对工作充满激情，有锲而不舍的进取精神。激情是工作的动力，最好的劳动成果总是由那些头脑聪明并具有激情的人来完成。从是文秘工作，这个职业所给予他的薪水仅仅是其报酬的一部分，可以说，是很少的一部分。除了薪水，文秘工作给予秘书的“报酬”还有珍贵的经验，专业的训练、才能的表现和职业素质的培养。如果你把文秘工作本身看成是一种学习经验的良好方式，提升自己的生存能力的途径，那么，你每次所做的工作对你而言都充满了巨大的机会，你的工作本身就已经充满了激情。在你帮领导或者单位处理问题的过程中，有一种主人翁意识，全力以赴、锲而不舍，事实上你已经获得了许多宝贵的经验和能力。而当这种对工作的激情和锲而不舍的进取精神已形成工作作风和习惯，文秘工作者的参谋能力将会以不同的方式转化为领导决策能力，不管一个人现在所取得的成就或者是业绩有多大，依然需要时时提升自己，不断进取。如果只是停滞在现有的水平上，实际上这是一种倒退。当你不断进取增强自己的力量，不断提升自己的时候，你对自己要求的标准会越来越高，这本身就是一种收获。秘书无论何时何地都应该保持一种亢奋、积极的进取精神，不为一时的失败的挫折而气馁、心灰。
4.1.3具有一种淡泊名利、任劳任怨、甘于奉献的崇高境界。出色的文秘工作者在某些方面的工作能力或许能等同领导，甚至超过领导。聪明的秘书一定会暗自欣慰但在工作上还是倾心尽力的想着如何使领导的工作更加顺畅和出色；而愚钝的秘书却心存怨气，感觉自己怀才不遇，暗自盘算着越权越位的事儿。有句格言说得很好，“如果你认为世界发生了改变，那么我想告诉你，改变的不是世界，而是你对世界的看法”，现在很讲究换位思考方式，就是让人们改变一下自己的位置，从另一个角度展开思考，理解方式的改变就会使很多想法和行为随之改变。秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性，一切为领导服务是秘书工作的职责和宗旨。当你意识到这一点，如果你想懈怠责任，想越权越位，你的良心都不允许你这样做。要淡泊名利。要甘于奉献，当然就少不了锻炼秘书自己的忍耐能力，只有这样才能真正做到任劳任怨。
4.1.4 具有谨小慎微而又雷厉风行的作风。 作为秘书，不仅要遵守单位、组织的规章制度，而且还要比一般工作人员做得更好，秘书工作内容非常繁杂而多变，秘书常常必须同时处理好几项工作，这是秘书工作的一大特点。哪些工作应该优先处理，哪些事情可以暂缓，如果秘书分不清他们之间的轻重缓急，则有可能出现拣了芝麻丢了西瓜的现象。有时也许就是一个小小的过失，为领导或单位却造成了严重的负面影响。在错综复杂的情况下，能否沉着应对、当机立断，这是衡量秘书水平的一个重要标志。在秘书工作中也要正确处理这种“静”和“动”之间的关系。秘书工作要求“静”，就是秘书对事物有敏锐的思想性和洞察能力，能够做到谨小慎微、客观冷静地妥善处理各种工作。而秘书工作要求“动”就是雷厉风行，根据你的目标马上行动，没有行动，再好的计划也是白日梦，一个人应该尽早去做，否则就会迫于形式而去做某事。
4.1.5养成善于思考、勤于学习的生活习惯。自身良好的学识修养是从事秘书工作的基本前提，也是其根本所在。作为秘书，必须具备丰富的知识，特别是丰富的社会常识。在今天这个充满机遇和挑战的社会里，想要让自己抓住机遇脱颖而出，就必须要求自己付出比其他人更多的勤奋和努力，积极进取、奋发向上，才能达成愿望。要想成为一个优秀的职业秘书，没有什么诀窍，也没有社么捷径，除了向别人请教， 、多摸索、多思考、多积累，积累多了，悟性也就高了。古人云“处处留心皆学问”。留心皆学问就是平时要眼勤、耳勤、嘴勤，也就是多看、多问、多想，并形成一种生活习惯。在日常工作中，只要处处做个有心人，学会观察思考周围的事物，就会有所收获。
4.1.6跟随时代潮流，掌握先进技能。随着IT技术的迅猛发展，特别是互联网走进千家万户，秘书工作的方式也开始发生革命性的变化。一是秘书工作将更职业化和专业化。二是秘书工作的国际化。作为一名合格的秘书，必须具有相当好的国际文化素养。三是秘书工作的信息化。随着信息技术的发展，作为企业领导人如果只有综合的经营管理能力而没有相应的技术方面的知识的话，就无法适应这种高度信息化社会发展的需要。
4.2培养秘书的创新能力
秘书工作同其他工作一样，也有创新问题，无创新就无发展，无创新思维就无创新工作。秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上，充分发挥自己的主观能动性，积极开动脑筋，对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言，从而提高秘书的工作能力。
创新是一个民族的灵魂，也是一个人的灵魂，是一个人赖以生存并保持发展的关键。培养秘书的创新精神，是素质教育的核心，是职业教育生命力的源泉。创新是发展的关键。创新能力就是对经验的把握以及突破与重组能力，而创新精神则是能力的综合抽象。
4.2.4培养秘书的创新意识。创新需要独立思考，是在前人知识的基础上，用前人不同的眼光来观察的分析问题，发现新问题，提出新想法，找出新的解决方法，从而总结出新的知识。只有这样，人类社会才会不断发展；创新需要能力，是在对旧知识与经验相互关系了解的基础上，将这些旧知识与经验予以重新组合，找出新的关系。只有具备这样能力的人才，才能称为可持续发展人才。创新就是不要始终跟在前人后面学步，要勇于突破现有的陈规旧律。力求创新，那么，如何培养创新精神和实践能力？
要具备创新精神，必须要有进取精神。事实证明，凡是在工作中有所创造、业绩卓越的秘书人员，他们都富有很强的进取精神，他们总是在不断探索，不断前进；创新还需要创造性的想象力，秘书人员在日常工作中，经常开动脑筋想办法，提出一些富有建设性的意见和建议，采取一些新的方式和方法，都是创造，每一次创造都会进一步激发秘书人员的进取精神，每一次创造都会促进秘书人员思维能力的提高，进行自我教育，更新知识，没有知识的更新，很难实现工作的创新，一方面组织单位要为秘书的自学和脱产深造创造条件，努力扩大秘书的知识面，使他们不仅熟悉本专业的基本知识，将现代管理理念运用到实践中，运用现代管理方法和现代化管理技术开展管理和辅助管理。
4.2.2 训练秘书的创造性思维。善于运用创造性思维是创新能力的核心。它是一种综合性思维，是思维素质心理、思维形式、思维环境和思维效果的综合反映是最高层次的思维，也是最难掌握的思维，为适应新的形势对工作的要求，秘书人员要强化创造性思维意识，不拘泥于框框，不迷信于权威，解放思想，打破常规，进一步破除因循守旧、按部就班、安于现状等旧观念，力求使思维方式成为多层次、多侧面、多角度、多结构灵活机动，敢想敢试，求实求新。在实践中训练思维、提高能力。只有通过不断的实践，不断去创造，才能使能力得到提高，千万不要因为一次失败而畏缩不前，注意总结失败的教训也是提高创造能力的一个途径。
4.2.3 树立主体意识，自觉创新。教务秘书要树立主体意识，主动自觉地在工作中发挥自己的创造才能，不断创新。 主体意识就是人的主人意识或自主活动的意识，既要做外物的主人，同时也要作自己的主人，要有自己掌握自己命运的意识，就秘书工作而言，工作的性质决定了其任务是执行上级下达的任务和要求，处在“被动”的地位。准确无误的贯彻领导的要求，是秘书的职责。但是，如何去贯彻，就依赖于我们的创造力的发挥，探究新的方法的途径，提高工作的效率和成就感。提高自信心。
4.3培养秘书的信息处理能力
秘书人员的信息处理能力
秘书人员应具有强烈的信息处理意识，要积极主动地挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息；敏锐地发现别人尚未注意到的信息，迅速而准确地找到事物的本质、问题的症结；善于从司空见惯的信息中看到差异，并能迅速选择的捕捉，达到发现早，挖掘深、效率高的境界。
4.3.1 建立并掌握自己常规的信息渠道。秘书应善于开发新的秘书工作信息渠道，并及时、准确、全面地获取所需的信息，秘书工作者在处理信息过程中需要解放思想、开阔眼界运用科学的方式方法和技术手段对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，使其及时参与其他信息综合利用。
4.3.2培养信息选择能力。信息时代，人们每时每刻都面对着滚滚而来的信息，信息垃圾、信息干扰、信息焦虑实难避免。现代秘书必须学会对其进行筛选和分类，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的，学会准确无误地识别、理解所遇到信息的含义，正确判断所搜集到信息的价值与意义，全面把握所获信息对领导决策和秘书工作产生的影响等。
4.3.3培养信息预测能力。这是一种较高层的信息能力。它是指秘书人员在现有信息的基础上对未来的一种推断和预见。信息预测能力其实是对信息理解程度的一种能动反映，是在获取信息的基础上，对事物发展的理性判断。
4.3.4 信息处理能力。具体来讲就是能对信息进行综合分析、整理排序、归类处理，充实秘书工作数据库；能对这些信息的意义与可靠性有进一步的认识，提出有针对性的对策的建议，提供给领导者参考。信息运用能力的综合体现，是指秘书人员在获取和处理信息的基础上，把自己的思想与见解融入其中，并通过恰当渠道将这些信息传递给他们，与他人进行交流、共享的能力。秘书对信息的运用能力，集中体现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性上。合格的信息运用能力要求秘书工作者在收集、存储和询问信息的过程中，懂得问题提出的重要性，能解释其发现，质疑其真实性并能熟练利用信息技术组织和提炼信息，这样才能更好地为领导提供、展示信息。
4.4合作精神和人际交往能力
商业活动本质是平等的自愿基础上的交易，需要参与方的合作才能实现。商务秘书应具有合作精神，结成创新团队进行工作，社会分工越来越细，经济、社会交往的范围越来越大。信息获取、经济运作、科学研究以至生活质量的提高都离不开与他人的交往。学会合作也是商务秘书的一项重要能力素质。商务秘书的职业特点，使商务秘书处于各种矛盾、各种关系的中心，特别要求秘书注意建立良好的人际关系，是自己融入组织环境之中。
4.5引入先进的秘书人员考核指标
绿色GDP通过将环境污染与生态恶化造成的经济损失货币化，能使人们懂得资源有价，环境有价，并从中清醒地看到经济开发活动给生态环境来的负面效应，看到伴随GDP的增长付出的环境资源成本和代价，从而引导人们在追求经济增长的同时自觉珍惜资源，保护环境，走科学发展之路。
秘书部门引入绿色GDP、人力GDP、文化GDP核算体系，它将自然资源、环境、人力和文化纳入国民经济核算体系，旨在确保可持续发展的资源、环境、文化和经济一体化核算体系。将定性和定量分析结合起来，以定量分析为主，采用现代化的考核手段，使考核工作更加专业化、科学化。
